COS E-Rechnung Add-In
Version 1.3
Direkt zum Download
Ihre Excel-Rechnung wird in wenigen Klicks zur E-Rechnung.
Unterstützt ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung, EN 16931 und PEPPOL – lokal, ohne Cloud und ohne Umstellung Ihrer Abläufe.
Typische Suchbegriffe: E-Rechnung, elektronische Rechnung, digitale Rechnung, E Rechnung, ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung, PEPPOL, EN 16931.
Ihre Vorteile
- 100 % lokal auf Ihrem PC – keine Cloud, keine Datenübertragung
- Automatisch geprüfte Felder für alle drei Profile
- Excel-Formeln statt komplizierter Einrichtung
- Vorlagen analysieren und direkt verknüpfen
Weiterführende Informationen zur aktuellen Situation im Beitrag:
E-Rechnung wird ab dem 1.1.2027 Pflicht
So funktioniert es
-
Strukturiertes Eingabe-Blatt „E-Rechnung-Eingabe“ auf Knopfdruck anlegen – Felder manuell befüllen oder per Formel mit Ihrer bestehenden Rechnungsvorlage verknüpfen.
Übersichtliche Excel Eingabemaske für alle E-Rechnungen: ZUGFeRD/EN 16931, XRechnung oder PEPPOL
- Optional eine Druckvorlage hinzufügen – Layout anpassen, Logo einfügen, Felder verknüpfen und die Eingaben wahlweise in der Maske oder direkt in der Vorlage machen.
-
Mit dem Button „Vorlage analysieren und verlinken“ vorhandene Rechnungsvorlagen automatisch analysieren und deren Felder direkt mit der E-Rechnung-Eingabemaske verknüpfen – spart Zeit bei der Einrichtung und minimiert Fehlerquellen.
Schritt für Schritt - ZUGFeRD / Factur-X-XML wird unsichtbar in bestehendes oder neu erstelltes PDF eingebettet – Layout bleibt unverändert
- Separate XRechnung-XML-Datei (EN-16931-kompatible XML und PEPPOL-Varianten) werden automatisch im selben Ordner gespeichert
- Bis zu 25 Positionen mit Einzelpreis, Menge, Einheit, Steuersatz und optionalem Rabatt, Zuschlag und individuellen Leistungszeiten
- Optional Gesamtrabatt und Zuschläge (z. B. Versandkosten), globaler Leistungszeitraum, SEPA-Zahlungsdaten
- Neu: Zusatzdokumente/Anlagen (BG-24) können als Referenz in die XML und optional in die PDF übernommen werden
- Neu: Erweiterte Zusatzangaben für Käuferkontakt (BT-45/46/56/57/58), Lieferempfänger (BT-70/71), Referenzen (BT-11/13/14/19) und abweichenden Zahlungsempfänger (BT-59/60)
- Neu: Zusatzangaben für Zuschläge bei Einzelpositionen
- Neu: Optionale E-Mail mit Anlagen (z.B. Outlook) versenden weitere Infos
- Neu: PDF Prüfung über Mustang ZUGFeRD Validator (sofort oder auch nachträglich)
Detailinfos zur Auswertung
Nach Auswahl einer PDF Datei erscheint wenige Sekunden später ein Dialog mit den Ergebnissen der Prüfung:
Ein manuell ausgewähltes PDF wurde validiert.
Auszug des formatierten XML der geprüften Datei
Gerne bieten wir die Einrichtung Ihrer vorhandenen Excel-Rechnungsdatei (oder die Anlage einer neuen, etwa aus einer Wordvorlage) als Service an. Unverbindliches Angebot anfragen.
Nach Ablauf der Testphase ist die PDF/XML-Erstellung gesperrt. Mit einer
Volllizenz
nutzen Sie das Add-In dauerhaft ohne Einschränkung – Einmalkauf, kein Abo.
Das sagen Nutzer von COS E-Rechnung
„Passt sehr gut zu meinem Arbeitsablauf“
„Ich kann meine bestehende Excel-Rechnung weiterverwenden und daraus direkt eine valide Factur-X/E-Rechnung erzeugen. Die positionsbezogenen Leistungszeiträume werden korrekt übernommen, die PDF-Erzeugung funktioniert zuverlässig und sowohl die Factur-X-PDF als auch die XML-Datei wurden erfolgreich validiert. Die automatische Erstellung von PDF und XML vereinfacht meinen Rechnungsprozess erheblich. Ich kann mir gut vorstellen, das Add-in an Einzelunternehmer, Handwerker und Dienstleister weiterzuempfehlen, die ihre Rechnungen bislang mit Excel erstellen.“Bernhard Horrer
Hausverwaltung & Immobilien Horrer
Download & Installation
Wichtig: Zustimmung ist Pflicht vor dem Download.
Ohne Häkchen kann weder die .vsto-Datei noch die Setup.exe gestartet werden.
JavaScript ist deaktiviert. Der Download kann nur mit aktiviertem JavaScript gestartet werden.
Erstinstallation
Für die erste Installation ERechnungAddin-Setup.exe verwenden.
▶ ERechnungAddin-Setup.exe herunterladen
⚠️ SmartScreen-Sicherheitshinweis – was tun?
Windows zeigt beim Starten der Setup.exe möglicherweise einen SmartScreen-Hinweis an. So gehen Sie vor:
-
Klicken Sie auf „Weitere Informationen“:
Schritt 1: „Weitere Informationen“ anklicken -
Klicken Sie auf „Trotzdem ausführen“:
Schritt 2: Installation mit „Trotzdem ausführen“ bestätigen - Die Installation startet – die VSTO Runtime wird automatisch eingerichtet, falls noch nicht vorhanden.
- Excel neu starten.
Microsoft SmartScreen bewertet neu veröffentlichte Programme zunächst als unbekannt – unabhängig von der Gültigkeit des Code-Signing-Zertifikats.
Mit zunehmender Verbreitung verschwindet dieser Hinweis automatisch.
Nach der Installation
- Starten Sie Excel neu.
- Die Funktionen des Add-Ins sind im neuen Excel-Tab „E-Rechnung“ in der Gruppe „E-Rechnung erzeugen“ verfügbar.
- Unter „Info / Lizenz“ sehen Sie den Lizenzstatus und die verbleibenden Testtage. Dort tragen Sie auch Ihren Lizenzschlüssel ein.
Schritt für Schritt
Die Anwendung des COS E-Rechnung AddIn und aller Buttons einzeln erklärt.
-
Vorab: Weg wählen
Weg für bestehende Excel-Rechnungsdateien, die Sie bereits in Verwendung haben
oder:
Weg für die COS-Druckvorlage, die Sie in eine Exceldatei einfügen. -
Weg A – bestehende Excel-Rechnungsvorlage verbinden
-
Öffnen Sie zuerst Ihre bestehende Rechnungsdatei und aktivieren Sie das Rechnungsblatt.
Beispiel für vorhandene Rechnungsdatei
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Klicken Sie im Tab „E-Rechnung“ auf „Eingabemaske erstellen“. Es wird das Blatt E-Rechnung-Eingabe angelegt.
Neues Blatt als Reiter in ihrer Exceldatei
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Klicken Sie auf „Vorlage analysieren und verlinken“.
Die Funktion des Add-Ins erkennt typische Felder oder fragt nach den notwendigen Angaben und verknüpft diese mit der Eingabemaske.
Gefundenen Vorschlag bestätigen oder manuell korrigieren
Falls mehrere Angaben in einer Zelle stehen (typisch: PLZ Ort), werden diese per Formel automatisch getrennt.
Mehrfach Angaben in einer Zelle werden automatisch erkannt und zur Trennung angeboten.
Auch Tabellenspalten werden automatisch erkannt und zur Auswahl und Übernahme in die Eingabemaske angeboten.
Gefundene Spalte auf der Rechnungsvorlage
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Prüfen Sie die übernommenen Verknüpfungen im Blatt E-Rechnung-Eingabe.
>Eingabefelder sind zum Rechnungsblatt verknüpft
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Öffnen Sie zuerst Ihre bestehende Rechnungsdatei und aktivieren Sie das Rechnungsblatt.
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Weg B – über die Druckvorlage arbeiten
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Öffnen Sie eine Excel-Datei mit Ihren Daten (oder erstellen Sie eine neue Datei) und klicken Sie im Tab „E-Rechnung“ auf „Eingabemaske erstellen“. Das Blatt E-Rechnung-Eingabe wird angelegt.
Eine leere Eingabemaske wurde erzeugt.
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Klicken Sie auf „Druckvorlage erstellen“, um ein DIN-A4-optimiertes Rechnungsblatt mit bis zu 25 Positionen zu erzeugen.
Dann gibt es zwei Möglichkeiten zur Auswahl:
Soll die Druckvorlage mit der Eingabemaske verbunden werden? Oder bevorzugen Sie die umgekehrte Richtung?
Auswahl der Eingabezellen
- Option: Ja Sie pflegen Ihre Eingaben direkt im Blatt E-Rechnung-Eingabe; die Druckvorlage übernimmt die Werte dann automatisch (per Formel). Befüllen Sie alle benötigten Felder manuell oder per eigener Formel.
„Option: Ja“ mit der Eingabemaske verbunden und befüllt sich automatisch
- Option: Nein Sie pflegen Ihre Eingaben direkt in der Rechnung-Druckvorlage; Durch Klick auf „Vorlage analysieren und verlinken“ werden Eingaben per Excel-Formeln in die Eingabemaske geführt. Durch Platzhalterkennung funktioniert dieser Schritt komplett automatisch: aller Felder werden sofort korrekt zugeordnet.
„Option: Nein“ mit Platzhaltern angelegt zur automatischen Verlinkung
- Option: Ja Sie pflegen Ihre Eingaben direkt im Blatt E-Rechnung-Eingabe; die Druckvorlage übernimmt die Werte dann automatisch (per Formel). Befüllen Sie alle benötigten Felder manuell oder per eigener Formel.
- Prüfen Sie abschließend Layout und Positionen in Rechnung-Druckvorlage und fügen Sie optional Ihr Logo ein. Nicht benötigte Teile können gelöscht oder ausgeblendet werden.
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Öffnen Sie eine Excel-Datei mit Ihren Daten (oder erstellen Sie eine neue Datei) und klicken Sie im Tab „E-Rechnung“ auf „Eingabemaske erstellen“. Das Blatt E-Rechnung-Eingabe wird angelegt.
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Gemeinsames Ziel beider Wege
Optional: Vor dem Erstellen der E-Rechnung können beliebig viele Anlagen ausgewählt werden, die in der E-Rechnung referenziert werden.
Anhänge nach Bedarf per Dialog hinzufügen
Klicken Sie auf „E-Rechnung erzeugen“ und wählen Sie das passende Prüfprofil: ZUGFeRD gemäß EN 16931 für einfache E-Rechnungen in PDF-Format, XRechnung für öffentliche Auftraggeber oder PEPPOL für den Austausch über PEPPOL-Netzwerke.
E-Rechnung Profil Auswahl
Es wird eine vollständige Prüfung aller notwendigen Eingaben für das gewählte Profil durchgeführt, bis allenfalls Warnungen übrig bleiben.
Eine beispielhafte Warnung beim Erstellen der E-Rechnung.
Sie können dann ein PDF aus einem Rechnungsblatt erzeugen, falls dieses in der aktiven Datei vorhanden ist. Andernfalls kann auch ein PDF, das z.B. aus Word stammt, manuell ausgewählt werden.
Bestätigen Sie die Quelle des PDF.
Das Add-In speichert das angepasste PDF zusammen mit der separaten XML-Datei an gewünschter Stelle ab.
Sie wählen den Ziel-Ordner aus und können den vorgeschlagenen Namen manuell anpassen.
Im letzten Schritt kann das Add-In optional sofort das PDF nochmals auf offizielle Validität prüfen und automatisch eine E-Mail mit der erzeugten Rechnung vorbereiten, damit Sie den Versand direkt anschließen können.
Optional sofortige Prüfung des PDF mit ZUGFeRD Mustang Validator und Email Erstellung
Nach nur wenigen Sekunden ist die Erstellung des für ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung oder PEPPOL gültigen PDFs abgeschlossen und Ihre E-Rechnung liegt zur Versendung bereit.
Ein kurzer Abschluss-Bericht
Automatisch generierte Email für Outlook, die alle Anlagen enthält.
Lizenz erwerben
Die Volllizenz ist ein Einmalkauf. Nach der Zahlung erhalten Sie den Lizenzschlüssel per E-Mail. Dieser wird direkt im Add-In unter „Info / Lizenz“ eingetragen.
Häufige Fragen
Was ist ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung, EN 16931 und PEPPOL?
- ZUGFeRD / Factur-X: hybrides Rechnungsformat aus PDF und eingebetteter XML.
- EN 16931: europäischer Kernstandard für elektronische Rechnungen. Das ist für viele normale ZUGFeRD-/Factur-X-Szenarien das passende Profil.
- XRechnung: deutsches XML-Profil für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- Peppol: Austauschprofil für den Versand über Peppol-Netzwerke oder Partner-Vorgaben.
Das Add-In unterstützt alle drei Varianten – je nach gewähltem Profil werden die jeweils notwendigen Felder geprüft.
Welches PDF kann ich als Vorlage verwenden?
Sie können jedes beliebige PDF verwenden – zum Beispiel Ihre bisherige
Word- oder Excel-Rechnungsvorlage, als PDF exportiert. Das Add-In bettet die
ZUGFeRD-XML unsichtbar in das bestehende PDF ein, ohne das Layout zu verändern.
Das Original-PDF bleibt unverändert; es wird eine neue Datei gespeichert.
Wie erhalte ich meinen Lizenzschlüssel?
Nach dem Kauf über den
Shop
erhalten Sie den Lizenzschlüssel per E-Mail an die Kaufadresse.
Tragen Sie E-Mail-Adresse und Schlüssel im Add-In unter „Info / Lizenz“ ein.
Was ist der Unterschied zwischen Test- und Vollversion?
In der Testphase (30 Tage) können alle Funktionen unbegrenzt genutzt werden.
Nach Ablauf ist die PDF/XML-Erstellung gesperrt. Die Volllizenz (Einmalkauf)
hebt diese Sperre dauerhaft auf.
Was ist die VSTO Runtime?
Die VSTO Runtime (Visual Studio Tools for Office) ist eine Microsoft-Komponente, die für den Betrieb von Office Add-Ins benötigt wird. Sie wird bei der Erstinstallation automatisch heruntergeladen und installiert.
Kann ich die Eingabe-Felder mit meiner bestehenden Rechnungsvorlage verknüpfen?
Ja. Die Eingabefelder im Blatt „E-Rechnung-Eingabemaske“ können per Excel-Formel mit beliebigen Zellen Ihrer bestehenden Vorlage verknüpft werden, z. B. =Tabelle1!B5. So müssen Daten nur einmal eingegeben werden oder können durch ein Rechnungstool automatisch generiert werden.
Wie wähle ich das richtige Profil aus?
Das Add-In zeigt bewusst die praxisnahen Begriffe an:
- ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931) – für normale elektronische Rechnungen
- XRechnung – für öffentliche Auftraggeber in Deutschland
- Peppol – wenn Ihr Empfänger den Versand über Peppol verlangt
Wählen Sie im Zweifel ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931), wenn Sie eine normale E-Rechnung ohne XRechnung-Vorgaben erzeugen möchten.
Welche Felder prüft das Add-In je Profil?
Grundprüfung in allen Profilen (immer erforderlich):
- BT-1 Rechnungsnummer
- BT-2 Rechnungsdatum
- BT-5 Währung
- BT-24 Spezifikationskennung (profilabhängig gesetzt)
- Verkäufer-Stammdaten (u. a. BT-27 ff. inkl. Name/Adresse/Land)
- Käufer-Stammdaten (u. a. BT-44 ff. inkl. Name/Adresse/Land)
- Mindestens eine Rechnungsposition (BG-25)
Zusätzlich bei XRechnung:
- BT-10 Käuferreferenz ist Pflicht
- BT-34/BT-34-1 Verkäufer E-Adresse + Schema werden geprüft
- BT-49/BT-49-1 Käufer E-Adresse + Schema werden geprüft
Zusätzlich bei Peppol:
- BT-23 Business Process-ID ist Pflicht
- BT-34/BT-34-1 Verkäufer E-Adresse + Schema werden geprüft
- BT-49/BT-49-1 Käufer E-Adresse + Schema werden geprüft
Bei ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931): keine zusätzliche XRechnung-/Peppol-Pflichtprüfung; spezielle Felder bleiben optional.
Wie funktionieren Anlagen / Zusatzdokumente (BG-24)?
Mit der Anlagen-Funktion können Sie Zusatzdokumente (z. B. Leistungsnachweise, Berichte, Zeichnungen) zur Rechnung ergänzen:
- Als Referenz in der XML (BG-24)
- Optional zusätzlich eingebettet in die PDF
Je nach Empfänger/Portal können Dateityp- und Größenregeln gelten.
Anhänge nach Bedarf per Dialog hinzufügen
Welche BT-/BG-Angaben unterstützt das Add-In aktuell?
Rechnungskopf
- BT-1 Rechnungsnummer (Pflicht)
- BT-2 Rechnungsdatum (Pflicht)
- BT-9 Fälligkeitsdatum (optional)
- BT-22 Hinweistext(e) (optional)
- BT-24 Spezifikationskennung (Pflicht, profilabhängig)
- BT-23 Business Process-ID (Pflicht nur bei Peppol)
Verkäufer
- BT-27 ff. Verkäufername und Anschrift (Pflicht)
- BT-31 USt-IdNr. (optional; alternativ nationale Steuernummer FC)
- BT-34 / BT-34-1 Verkäufer E-Adresse + Schema (Pflicht bei XRechnung/Peppol, sonst optional)
Käufer / Rechnungsempfänger
- BT-44 ff. Käufername und Anschrift (Pflicht)
- BT-10 Käuferreferenz (Pflicht bei XRechnung, sonst optional)
- BT-49 / BT-49-1 Käufer E-Adresse + Schema (Pflicht bei XRechnung/Peppol, sonst optional)
- BT-46 Kundennummer des Käufers / Debitorennummer beim Lieferanten (optional)
- BT-45 Abteilung (optional)
- BT-56 Ansprechpartner (optional)
- BT-57 Telefon Ansprechpartner (optional)
- BT-58 E-Mail Ansprechpartner (optional)
Lieferung / Leistungszeitraum
- BT-72 Liefer-/Leistungsdatum (optional)
- BT-73 Leistungszeitraum Ende (optional)
- BG-13 Abweichender Lieferempfänger mit BT-70 Name und BT-71 Ort (optional)
- BG-14 Leistungszeitraum (optional)
Referenzen
- BT-11 Projektnummer (optional)
- BT-13 Bestellnummer des Kunden (optional)
- BT-14 Auftragsnummer (optional)
- BT-19 Kostenstelle / Buyer Accounting Reference (optional)
Zahlung
- BT-20 Zahlungsbedingungen (optional)
- BT-81 Zahlungsart-Code (optional)
- BT-84 IBAN (optional)
- BT-85 Kontoinhaber (optional)
- BT-86 BIC (optional)
- BG-10 Abweichender Zahlungsempfänger mit BT-59 Payee name und BT-60 Payee identifier (optional)
Beträge, Steuern, Zu-/Abschläge
- BT-92 bis BT-95 Zuschläge inkl. Grund/Steuer (optional)
- BT-97 bis BT-99 Rabatt inkl. Grund/Steuer (optional)
- BT-106 Summe Positionen netto
- BT-107 Dokumentenrabatt
- BT-109 Rechnungsbetrag inkl. MwSt
- BT-110 Steuerbetrag gesamt
- BT-115 Fälliger Betrag
Positionen
- BG-25 Rechnungspositionen (mind. eine Position Pflicht)
- Menge, Einheit, Preise, Steuersatz, Positionsrabatt und optionaler positionsbezogener Leistungszeitraum werden unterstützt.
Anlagen
- BG-24 Zusätzliche Referenzdokumente/Anlagen (optional)
Wie nutze ich die Funktion „Vorlage analysieren und verlinken“?
Klicken Sie im Excel-Tab „E-Rechnung“ auf den Button
„Vorlage analysieren und verlinken“, wenn Sie eine Rechnungsdatei in Excel haben. Das Add-In scannt Ihre bestehende
Rechnungsvorlage automatisch nach typischen Feldern (Rechnungsnummer, Datum, Beträge etc.)
und verknüpft diese direkt mit den entsprechenden Feldern der E-Rechnung-Eingabemaske.
Dies erspart Ihnen manuelle Verknüpfungen und macht den Prozess wartbarer.
Hier ist die Schritt-für-Schritt Anleitung: Weg A – bestehende Excel-Rechnungsvorlage verbinden
Ist die Erstellung gegen den offiziellen XRechnung-Validator geprüft?
Ja. Die Umsetzung wurde gegen die offizielle KoSIT-Validator-Konfiguration des Repositories
Koordinierungsstelle für IT-Standards geprüft. Die lokale Prüfanleitung finden Sie hier: creative-office-solutions.de/validator/. Beachten Sie dabei die Hinweise im Repository.
Die XML-Erzeugung wurde mit KoSIT Validator 1.6.3 für das Profil EN 16931 erfolgreich ohne Fehler validiert.
- Validator: KoSIT Validator 1.6.3
- Erkannter Dokumenttyp: EN 16931 (CII)
- Konformitätsprüfung: Das geprüfte Dokument enthält weder Fehler noch Warnungen. Es ist konform zu den formalen Vorgaben.
- Bewertung: Es wird empfohlen das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.
Wenn Sie einfach und schnell einen Online-Validator nutzen möchten, können Sie alternativ den B2Brouter-Validator verwenden: b2brouter.net/de/e-rechnung-validator/.
Hinweis: Dabei werden Rechnungsdaten an einen externen Dienst übertragen; für sensible Inhalte ist eine lokale Prüfung vorzuziehen.
Der Validator für ZUGFeRD von B2Brouter bewertet das durch das AddIn erstellte PDF (wie die XML Datei) als gültig.
Das COS Add-In prüft außerdem pro Profil die jeweils notwendigen Felder für XRechnung, EN 16931 und PEPPOL, damit typische Validierungsfehler früh erkannt werden.
Ist die Installation sicher?
Ja. Das Add-In ist mit einem gültigen Azure-Zertifikat von Creative Office Solutions signiert.
Der SmartScreen-Hinweis beim ersten Start ist normal – er erscheint bei jedem neu veröffentlichten Programm, bis Microsoft ausreichend viele Installationen registriert hat. Eine manuelle Zertifikatsinstallation ist nicht erforderlich.
Systemvoraussetzungen
- Windows 10 oder höher (empfohlen)
- Microsoft Excel 2010 oder höher
- .NET Framework 4.7.2 oder höher
- VSTO Runtime (wird automatisch installiert)
- Ca. 50 MB freier Festplattenspeicher