E-Rechnung wird ab dem 1.1.2027 Pflicht

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COS E-Rechnung: ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung direkt aus Excel erstellen

Ab dem 1.1.2027 werden B2B-Rechnungen im Regelfall als E-Rechnungen erwartet.

Mit der zunehmenden Verbreitung der E-Rechnung stehen Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler vor der Aufgabe,
Rechnungen im passenden elektronischen Format bereitzustellen.

Viele Anwender arbeiten bereits mit Excel-basierten Rechnungsvorlagen und möchten ihre bestehenden Prozesse nicht komplett umstellen.
Genau hier setzt COS E-Rechnung an: Das Excel-Add-In ermöglicht die Erstellung von
ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931) und XRechnung direkt aus Excel. Statt neue Software einzuführen,
nutzen Sie Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe weiter und erzeugen mit wenigen Klicks die benötigten Dateien.
Das Add-In unterstützt außerdem Peppol, wenn Ihr Empfänger diesen Übertragungsweg vorgibt.

Was ist COS E-Rechnung?

COS E-Rechnung erweitert Microsoft Excel um eine komfortable Eingabemaske und Werkzeuge zur Erstellung
standardkonformer E-Rechnungen. Die Rechnungsdaten werden in einer Excel-Arbeitsmappe gepflegt und anschließend
automatisch in die erforderlichen Ausgabeformate umgewandelt.

  • Erstellung von ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931) als PDF/A-3 mit eingebetteter XML
  • Zusätzliche Ausgabe einer separaten XML-Datei
  • Profilwahl für ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung und Peppol
  • Direkte Integration in Microsoft Excel
  • Keine externen Portale oder Cloud-Dienste erforderlich
  • Geeignet für bestehende Excel-Rechnungsvorlagen
  • Einmalkauf statt Abo-Modell

Kurzvideo: COS E-Rechnung im Überblick

Video-Platzhalter: Produktvorstellung und Funktionsübersicht

Im kurzen Video erhalten Sie einen schnellen Überblick über die wichtigsten Funktionen,
den Aufbau der Eingabemaske und die Erstellung einer E-Rechnung.

Die wichtigsten Funktionen

1. E-Rechnungen direkt aus Excel erzeugen

Ein Klick genügt, um aus den erfassten Rechnungsdaten eine E-Rechnung zu erzeugen. Dabei wird automatisch
ein PDF/A-3 mit eingebetteter Factur-X-XML-Datei erstellt. Zusätzlich kann eine separate XML-Datei ausgegeben werden.

erechnung tab

Excel-Ribbon mit Registerkarte „E-Rechnung“

2. Profilwahl passend zum Empfänger

Wählen Sie je nach Anforderung zwischen ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931), XRechnung und Peppol.
So sehen Nutzer sofort, welches Format für ihren Anwendungsfall gedacht ist.

E-Rechnung Profil Auswahl

Profilauswahl im Add-In

3. Strukturierte Eingabemaske

Auf Knopfdruck wird ein spezielles Eingabeblatt angelegt. Alle relevanten Rechnungsinformationen können dort zentral gepflegt werden. Alternativ lassen sich Felder direkt mit bestehenden Tabellen oder Rechnungsvorlagen verknüpfen.

4. Automatische Berechnungen

Steuerbeträge, Zwischensummen, Gesamtbeträge und offene Restbeträge werden automatisch berücksichtigt.
Dadurch werden Eingabefehler reduziert und die Datenkonsistenz erhöht.

5. Rabatte, Zuschläge und Zahlungsdaten

Sowohl Positionsrabatte als auch Gesamtrabatte oder Zuschläge, beispielsweise Versandkosten, können komfortabel in die Rechnung integriert werden. Zusätzlich unterstützt das Add-In Leistungszeiträume, Lieferdaten sowie SEPA-Zahlungsinformationen wie IBAN, BIC und Kontoinhaber.

Typischer Anwendungsablauf

Der folgende Ablauf zeigt, wie einfach eine E-Rechnung mit COS E-Rechnung erstellt werden kann:

  1. Excel öffnen und den Reiter E-Rechnung auswählen.
  2. Ein neues Eingabeblatt erzeugen oder vorhandene Daten verknüpfen.
  3. Rechnungsdaten erfassen oder automatisch aus der bestehenden Vorlage übernehmen.
  4. Das gewünschte Profil auswählen: ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931), XRechnung oder Peppol.
  5. Kunden-, Rechnungs- und Positionsdaten prüfen.
  6. PDF-Ausgabe und XML-Erstellung starten.
  7. Die fertige Rechnung speichern und an den Empfänger versenden.

Warum sich das Add-In im Alltag bewährt

  • Bestehende Excel-Vorlagen bleiben erhalten
  • Weniger manuelle Eingaben durch Verknüpfung der Felder
  • Klare Profilwahl für unterschiedliche Empfängeranforderungen
  • Lokale Verarbeitung ohne Cloud und ohne zusätzliche Portale
  • Einheitlicher Workflow für PDF und XML

Praxisbeispiel

Ein kleines Beratungsunternehmen erstellt seine Rechnungen bisher mit einer Excel-Vorlage.
Statt auf ein neues Rechnungsprogramm umzusteigen, wird die vorhandene Vorlage weiterhin genutzt.
Die Rechnungsdaten werden mit COS E-Rechnung verknüpft und anschließend automatisch als E-Rechnung ausgegeben.

Dadurch bleiben bestehende Prozesse erhalten und gleichzeitig werden die Anforderungen an moderne elektronische Rechnungsformate erfüllt.

Für wen eignet sich das Add-In?

  • Freiberufler und Selbstständige
  • Kleine und mittelständische Unternehmen
  • Vereine und Organisationen
  • Excel-Anwender mit bestehenden Rechnungsvorlagen
  • Unternehmen, die E-Rechnungen ohne zusätzliche Software erstellen möchten

Installation und Testversion

COS E-Rechnung kann zunächst kostenlos getestet werden. Die Testversion bietet den vollen Funktionsumfang über einen Zeitraum von drei Monaten.

Nach Ablauf der Testphase kann die Software durch Eingabe eines Lizenzschlüssels dauerhaft freigeschaltet werden.

Fazit

Mit COS E-Rechnung lassen sich gesetzeskonforme E-Rechnungen direkt aus Excel erstellen.
Das Add-In verbindet die Flexibilität von Excel mit den Anforderungen moderner Rechnungsstandards und ermöglicht einen einfachen Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung, ohne bestehende Arbeitsabläufe neu aufzubauen.

Wer bereits Rechnungen in Excel erstellt, erhält damit eine praktische Lösung zur Erstellung von ZUGFeRD / Factur-X- und XRechnung-konformen Dokumenten direkt in der gewohnten Umgebung.

Jetzt kostenlos testen →

Was sagt eine KI wie Gemini über COS E-Rechnung im Vergleich zu anderen Anbietern?

Hier ist der direkte, kompakte Vergleich der aktuell verfügbaren Offline-Lösungen, mit denen Sie ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus Microsoft Excel erstellen können (Kann fehlerhaft sein. Preise manuell aktualisert am 7.9.2026):

Anbieter / Tool Typ Preis (Netto) Besonderes Highlight
Creative Office Solutions (COS E-Rechnung Add-In) Excel-Menüband (VSTO) 149,- (bis 31.10.26 Einführungspreis 99,90 €, kein Abo) Automatische Vorlagen-Analyse: Verknüpft Ihr bestehendes Excel-Layout per Knopfdruck mit der E-Rechnungs-Maske. 3 Monate Testversion.
X-Pferd Excel Makro Datei (VBA Arbeitsmappe) 117,81 € Hochoptimierte Excel-Komplettmappe: Bis zu 1000 Rechnungspositionen mit Stammdaten.
TechIT-Consulting (Excel eRechnung Tool) Excel-Add-In 249,- € einmalig ODER 129,- € / Jahr Integrierte Validierung: Führt die vorgeschriebene KoSIT-Syntaxprüfung der XML-Daten direkt offline auf Ihrem PC durch.
SmartTools (E-Rechnung VBA-Bibliothek) VBA-Erweiterung / DLL 499,- € (Einführungspreis aktuell: 249,- €; gestaffelte Preise z.B. ab 10 Lizenzen: 114,89) Für eigene Makros: Perfekt, wenn Sie bereits bestehende, komplexe VBA-Automatisierungen nutzen und den ZUGFeRD-Export dort einbetten möchten.

Entscheidungshilfe für Ihren Einsatz

  • Am einfachsten für bestehende Tabellen: Das COS E-Rechnung Add-In, da es Ihre bestehende Rechnungsvorlage scannt und Felder selbstständig zuordnet.
  • Für Benutzerfreundlichkeit ohne Designvorgaben: Das X-Pferd Tool, da es eine Excel-Komplettmappe bietet und bis zu 1000 Rechnungspositionen mit Stammdaten verarbeiten kann.
  • Für maximale Validierungssicherheit: Das TechIT Tool, da es Fehlermeldungen beim XML-Aufbau sofort lokal abfängt.
  • Für Programmierer & Automatisierer: Die SmartTools VBA-Bibliothek, wenn Sie den Export unsichtbar im Hintergrund über eigene Makro-Schaltflächen steuern wollen.