COS E-Rechnung Add-In
Version 1.2
Direkt zum Download
Ihre Excel-Rechnung wird in wenigen Klicks zur E-Rechnung.
Unterstützt ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung, EN 16931 und PEPPOL – lokal, ohne Cloud und ohne Umstellung Ihrer Abläufe.
Typische Suchbegriffe: E-Rechnung, elektronische Rechnung, digitale Rechnung, E Rechnung, ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung, PEPPOL, EN 16931.
Ihre Vorteile
- ✅ 100 % lokal auf Ihrem PC – keine Cloud, keine Datenübertragung
- ✅ Automatisch geprüfte Felder für alle drei Profile
- ✅ Excel-Formeln statt komplizierter Einrichtung
- ✅ Vorlagen analysieren und direkt verknüpfen
So funktioniert es
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Strukturiertes Eingabe-Blatt „E-Rechnung-Eingabe“ auf Knopfdruck anlegen – gelbe Felder manuell befüllen oder per Formel mit Ihrer bestehenden Rechnungsvorlage verknüpfen.
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Beim Erstellen fragt das Add-In, ob die Druckvorlage direkt mit dem Eingabe-Blatt verknüpft werden soll (Formeln) oder ob stattdessen deutlich gekennzeichnete Platzhalter (z. B. <
>) eingefügt werden sollen. Wenn kein Eingabeblatt vorhanden ist, werden Platzhalter automatisch verwendet.
Vorteil des Platzhalter-Modus: Sie können später die Funktion „Vorlage analysieren und verknüpfen“ starten, die Platzhalter automatisch identifiziert und die Druckvorlage rückwärts auf die Eingabemaske verknüpft (Template → Eingabemaske).
Es kann weiterhin ein PDF erzeugt werden, das zu einer rechtskonformen E-Rechnung weiterverarbeitet werden kann.
Beispiel einer Druckvorlage
- Mit dem Button „Vorlage analysieren und verlinken“ vorhandene Rechnungsvorlagen automatisch analysieren und deren Felder direkt mit der E-Rechnung-Eingabemaske verknüpfen – spart Zeit bei der Einrichtung und minimiert Fehlerquellen.
- ZUGFeRD / Factur-X-XML wird unsichtbar in Ihr bestehendes PDF eingebettet – Layout bleibt unverändert
- Separate XRechnung-XML-Datei, EN-16931-kompatible XML und PEPPOL-Varianten werden automatisch im selben Ordner gespeichert
- Bis zu 25 Positionen mit Einzelpreis, Menge, Einheit, Steuersatz und optionalem Rabatt
- Gesamtrabatt und Zuschläge (z. B. Versandkosten), Leistungszeitraum, SEPA-Zahlungsdaten
Gerne bieten wir die Einrichtung Ihrer Excel-Rechnungsdatei als Service an. Je nach Komplexität ist das ein Aufwand von 2–3 Stunden. Unverbindliches Angebot anfragen.
Nach Ablauf der Testphase ist die PDF/XML-Erstellung gesperrt. Mit einer
Volllizenz
nutzen Sie das Add-In dauerhaft ohne Einschränkung – Einmalkauf, kein Abo.
Download & Installation
Erstinstallation
Für die erste Installation setup.exe verwenden.
Mit dem Download akzeptierst du die AGB und die Lizenzbedingungen.
⚠️ SmartScreen-Sicherheitshinweis – was tun?
Windows zeigt beim Starten der setup.exe möglicherweise einen SmartScreen-Hinweis an. So gehen Sie vor:
-
Klicken Sie auf „Weitere Informationen“:
Schritt 1: „Weitere Informationen“ anklicken -
Klicken Sie auf „Trotzdem ausführen“:
Schritt 2: Installation mit „Trotzdem ausführen“ bestätigen - Die Installation startet – die VSTO Runtime wird automatisch eingerichtet, falls noch nicht vorhanden.
- Excel neu starten.
Microsoft SmartScreen bewertet neu veröffentlichte Programme zunächst als unbekannt – unabhängig von der Gültigkeit des Code-Signing-Zertifikats.
Mit zunehmender Verbreitung verschwindet dieser Hinweis automatisch.
Nach der Installation
- Starten Sie Excel neu.
- Die Funktionen des Add-Ins sind im neuen Excel-Tab „E-Rechnung“ in der Gruppe „E-Rechnung erzeugen“ verfügbar.
- Unter „Info / Lizenz“ sehen Sie den Lizenzstatus und die verbleibenden Testtage. Dort tragen Sie auch Ihren Lizenzschlüssel ein.
Erste Schritte
- Starten Sie im Excel-Tab „E-Rechnung“ die „Eingabemaske erstellen“. Es wird ein neues Tabellenblatt E-Rechnung-Eingabe mit den jeweils notwendigen Feldern für XRechnung, EN 16931 und PEPPOL angelegt.
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Füllen Sie die gelben Felder aus (manuell oder per Excel-Formel verknüpft mit Ihrer bestehenden Rechnungsvorlage, z. B.
=Tabelle1!B5). Graue Felder werden automatisch berechnet. Das Add-In prüft pro Profil genau die jeweils notwendigen Pflichtfelder. - Optional: Klicken Sie auf „Druckvorlage“, um ein DIN-A4-optimiertes Rechnungsblatt zu erzeugen. Alle Felder werden automatisch mit dem Eingabe-Blatt verknüpft. Fügen Sie Ihr Logo in den grauen Platzhalter oben links ein und drucken Sie die Rechnung direkt als PDF.
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Wählen Sie beim Export das passende Prüfprofil: XRechnung für öffentliche Auftraggeber, EN 16931 allgemein für neutrale E-Rechnungen oder PEPPOL für den Austausch über PEPPOL-Netzwerke. Danach wählen Sie eine bestehende PDF-Vorlage und geben den Speicherort an. Das Add-In erzeugt das PDF für ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung oder PEPPOL und speichert die passende XML-Datei automatisch im selben Ordner.
E-Rechnung Profil Auswahl
- Unter „Info / Lizenz“ sehen Sie den Lizenzstatus
Lizenz erwerben
Die Volllizenz ist ein Einmalkauf. Nach der Zahlung erhalten Sie den Lizenzschlüssel per E-Mail. Dieser wird direkt im Add-In unter „Info / Lizenz“ eingetragen.
Häufige Fragen
Was ist ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung, EN 16931 und PEPPOL?
- ZUGFeRD / Factur-X: hybrides Rechnungsformat aus PDF und eingebetteter XML.
- EN 16931: europäischer Kernstandard für elektronische Rechnungen. Das ist für viele normale ZUGFeRD-/Factur-X-Szenarien das passende Profil.
- XRechnung: deutsches XML-Profil für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- Peppol: Austauschprofil für den Versand über Peppol-Netzwerke oder Partner-Vorgaben.
Das Add-In unterstützt alle drei Varianten – je nach gewähltem Profil werden die jeweils notwendigen Felder geprüft.
Welches PDF kann ich als Vorlage verwenden?
Sie können jedes beliebige PDF verwenden – zum Beispiel Ihre bisherige
Word- oder Excel-Rechnungsvorlage, als PDF exportiert. Das Add-In bettet die
ZUGFeRD-XML unsichtbar in das bestehende PDF ein, ohne das Layout zu verändern.
Das Original-PDF bleibt unverändert; es wird eine neue Datei gespeichert.
Wie erhalte ich meinen Lizenzschlüssel?
Nach dem Kauf über den
Shop
erhalten Sie den Lizenzschlüssel per E-Mail an die Kaufadresse.
Tragen Sie E-Mail-Adresse und Schlüssel im Add-In unter „Info / Lizenz“ ein.
Was ist der Unterschied zwischen Test- und Vollversion?
In der Testphase (3 Monate) können alle Funktionen unbegrenzt genutzt werden.
Nach Ablauf ist die PDF/XML-Erstellung gesperrt. Die Volllizenz (Einmalkauf)
hebt diese Sperre dauerhaft auf.
Was ist die VSTO Runtime?
Die VSTO Runtime (Visual Studio Tools for Office) ist eine Microsoft-Komponente,
die für den Betrieb von Office Add-Ins benötigt wird. Sie wird bei der
Erstinstallation automatisch heruntergeladen und installiert.
Kann ich die Eingabe-Felder mit meiner bestehenden Rechnungsvorlage verknüpfen?
Ja. Die gelben Eingabefelder im Blatt „E-Rechnung-Eingabemaske“ können per
Excel-Formel mit beliebigen Zellen Ihrer bestehenden Vorlage verknüpft werden,
z. B. =Tabelle1!B5. So müssen Daten nur einmal eingegeben werden.
Wie wähle ich das richtige Profil aus?
Das Add-In zeigt bewusst die praxisnahen Begriffe an:
- ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931) – für normale elektronische Rechnungen
- XRechnung – für öffentliche Auftraggeber in Deutschland
- Peppol – wenn Ihr Empfänger den Versand über Peppol verlangt
Wählen Sie im Zweifel ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931), wenn Sie eine normale E-Rechnung ohne XRechnung-Vorgaben erzeugen möchten.
Welche Felder prüft das Add-In je Profil?
- ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931): prüft die allgemeinen Kernangaben; die speziellen XRechnung-/Peppol-Pflichten bleiben außen vor.
- XRechnung: prüft zusätzlich typische Pflichtfelder für öffentliche Auftraggeber, insbesondere Käuferreferenz und die notwendigen E-Adressfelder.
- Peppol: verlangt zusätzlich Business Process-ID sowie die Peppol-spezifischen Teilnehmer- und Adressangaben.
Wie nutze ich die Funktion „Vorlage analysieren und verlinken“?
Klicken Sie im Excel-Tab „E-Rechnung“ auf den Button
„Vorlage analysieren und verlinken“. Das Add-In scannt Ihre bestehende
Rechnungsvorlage automatisch nach typischen Feldern (Rechnungsnummer, Datum, Beträge etc.)
und verknüpft diese direkt mit den entsprechenden Feldern der E-Rechnung-Eingabemaske.
Dies erspart Ihnen manuelle Verknüpfungen und macht den Prozess wartbarer.
Ist die Erstellung gegen den offiziellen XRechnung-Validator geprüft?
Ja. Die Umsetzung wurde gegen die offizielle KoSIT-Validator-Konfiguration des Repositories
Koordinierungsstelle für IT-Standards geprüft. Die lokale Prüfanleitung finden Sie hier: creative-office-solutions.de/validator/. Beachten Sie dabei die Hinweise im Repository.
Die XML-Erzeugung wurde mit KoSIT Validator 1.6.3 für das Profil EN 16931 erfolgreich ohne Fehler validiert.
- Validator: KoSIT Validator 1.6.3
- Erkannter Dokumenttyp: EN 16931 (CII)
- Konformitätsprüfung: Das geprüfte Dokument enthält weder Fehler noch Warnungen. Es ist konform zu den formalen Vorgaben.
- Bewertung: Es wird empfohlen das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.
Wenn Sie einfach und schnell einen Online-Validator nutzen möchten, können Sie alternativ den B2Brouter-Validator verwenden: b2brouter.net/de/e-rechnung-validator/.
Hinweis: Dabei werden Rechnungsdaten an einen externen Dienst übertragen; für sensible Inhalte ist eine lokale Prüfung vorzuziehen.
Der Validator für ZUGFeRD von B2Brouter bewertet das durch das AddIn erstellte PDF (wie die XML Datei) als gültig.
Das COS Add-In prüft außerdem pro Profil die jeweils notwendigen Felder für XRechnung, EN 16931 und PEPPOL, damit typische Validierungsfehler früh erkannt werden.
Ist die Installation sicher?
Ja. Das Add-In ist mit einem gültigen Azure-Zertifikat von Creative Office Solutions signiert.
Der SmartScreen-Hinweis beim ersten Start ist normal – er erscheint bei jedem neu veröffentlichten Programm, bis Microsoft ausreichend viele Installationen registriert hat. Eine manuelle Zertifikatsinstallation ist nicht erforderlich.
Systemvoraussetzungen
- Windows 10 oder höher (empfohlen)
- Microsoft Excel 2010 oder höher
- .NET Framework 4.7.2 oder höher
- VSTO Runtime (wird automatisch installiert)
- Ca. 50 MB freier Festplattenspeicher